Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). MeriPsy è un gestionale per professionisti della salute psicologica e tratta anche dati relativi alla salute (categorie particolari di dati, art. 9 GDPR).
Titolare del trattamento e ruoli
Per i dati dell'account e dell'attività professionale di chi utilizza MeriPsy (dati di registrazione, fatturazione, accesso) il titolare del trattamento è Antonio Morlino (MeriPac Suite).
Per i dati dei pazienti inseriti e gestiti dal professionista (anagrafica, appuntamenti, note cliniche, registrazioni e trascrizioni delle sedute), titolare del trattamento è il professionista che utilizza il software; MeriPsy/MeriPac agisce come responsabile del trattamento per suo conto, e i fornitori tecnici indicati più avanti operano come sub-responsabili. Per esercitare i diritti relativi ai propri dati di paziente occorre rivolgersi al professionista titolare.
Dati trattati
• Dati di registrazione del professionista o dello studio (dati anagrafici e fiscali, contatti) e dati dell'account (username, email).
• Dati dei pazienti: anagrafica e recapiti, appuntamenti e sedute, documenti e fatture.
• Dati relativi alla salute (categorie particolari, art. 9 GDPR): note cliniche, contenuto delle sedute, registrazioni audio delle sedute e relative trascrizioni e riepiloghi.
• Dati tecnici: log di accesso, indirizzo IP, user agent, consensi.
• Dati di navigazione sul sito pubblico: statistiche aggregate di utilizzo delle pagine pubbliche (presentazione e registrazione) e provenienza della visita (parametri di campagna), raccolti tramite Google Analytics solo con il consenso ai cookie analitici.
Categorie particolari di dati (dati sulla salute)
Il trattamento dei dati relativi alla salute dei pazienti avviene per finalità di assistenza e cura da parte di un professionista soggetto al segreto professionale (art. 9, par. 2, lett. h, e par. 3 GDPR) e, ove richiesto, sulla base del consenso esplicito dell'interessato. Le funzioni di trascrizione e riepilogo automatici descritte di seguito sono strumenti di supporto alla documentazione clinica del professionista; la conservazione della registrazione audio è invece facoltativa e avviene solo previo consenso esplicito del paziente.
Registrazione audio delle sedute
Quando il professionista la attiva, MeriPsy registra l'audio di una seduta al solo scopo di produrne una trascrizione e un riepilogo di supporto agli appunti clinici: l'audio è un mezzo tecnico transitorio e viene cancellato subito dopo la generazione del testo; non viene utilizzato per finalità diverse. Nella cartella clinica restano solo la trascrizione e il riepilogo, sotto il controllo del professionista. La conservazione dell'audio oltre l'elaborazione avviene esclusivamente per le sedute in cui il professionista lo ritiene necessario e previo consenso del paziente, acquisito e registrato; in assenza di tale consenso l'audio non viene conservato in alcun modo.
Funzioni di assistenza basate su intelligenza artificiale
Per trascrivere l'audio e generare il riepilogo della seduta, i contenuti necessari (file audio e relativo testo) sono trasmessi al fornitore di servizi di intelligenza artificiale OpenAI, esclusivamente per l'elaborazione in tempo reale che produce il risultato mostrato al professionista. Tali contenuti non vengono conservati dai server di MeriPsy oltre quanto necessario all'elaborazione: l'audio è cancellato subito dopo la trascrizione (salvo che il paziente ne abbia consentito la conservazione), mentre la trascrizione e il riepilogo restano nella cartella clinica a disposizione del professionista. Il fornitore di intelligenza artificiale può trattenere temporaneamente i contenuti per finalità di sicurezza e prevenzione degli abusi, secondo le proprie policy. Le chiavi e le credenziali tecniche di integrazione sono conservate in forma protetta lato server.
Finalità e base giuridica
I dati sono trattati per: erogare il servizio gestionale (esecuzione del contratto), gestire abbonamenti e fatturazione (obbligo contrattuale e fiscale), garantire la sicurezza degli accessi (legittimo interesse) e registrare i consensi (obbligo di legge). Il trattamento dei dati clinici dei pazienti si fonda sulle basi indicate nella sezione sulle categorie particolari; le funzioni di trascrizione e riepilogo automatici si fondano sull'esecuzione del servizio richiesto dal professionista e sul trattamento per finalità di cura da parte di professionista tenuto al segreto (art. 9, par. 2, lett. h GDPR), mentre la conservazione della registrazione audio si fonda sul consenso del paziente; il professionista può disattivarle in qualsiasi momento.
Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere trattati, per conto del titolare e nei limiti delle rispettive finalità, da fornitori che agiscono come responsabili o sub-responsabili del trattamento, tra cui: il fornitore di hosting dell'applicazione, il servizio di invio email, i fornitori dei sistemi di pagamento, il servizio di protezione anti-abuso dei moduli e — per le funzioni di trascrizione e riepilogo — OpenAI e — per le sole statistiche delle pagine pubbliche — Google (Google Analytics). I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità di marketing. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta ai contatti del titolare.
Trasferimento dei dati extra-UE
Alcuni fornitori (in particolare il servizio di intelligenza artificiale e il servizio di statistiche delle pagine pubbliche, Google) possono trattare i dati anche al di fuori dell'Unione Europea, ad esempio negli Stati Uniti. In tali casi il trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali tipo della Commissione europea e/o adesione a quadri di adeguatezza riconosciuti, come il EU-U.S. Data Privacy Framework).
Conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e nel rispetto degli obblighi di legge e deontologici (es. fiscali e di documentazione clinica). Le registrazioni audio delle sedute sono cancellate subito dopo la produzione della trascrizione e del riepilogo; sono conservate soltanto per le sedute per cui il paziente ha prestato il consenso esplicito alla conservazione. I dati di un account cancellato vengono rimossi o anonimizzati secondo le procedure interne.
Diritti dell'interessato
Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, oltre a revocare i consensi prestati e a proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per i dati clinici di paziente le richieste vanno rivolte al professionista titolare; per i dati dell'account ai contatti del titolare del servizio.
Statistiche di navigazione (sito pubblico)
Sulle sole pagine pubbliche di presentazione e registrazione, e previo consenso ai cookie analitici, MeriPsy utilizza Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) per statistiche aggregate sull'uso del sito e per capire da quale canale arrivano le registrazioni. La base giuridica è il consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR), revocabile in qualsiasi momento dal pannello dei cookie. L'indirizzo IP è trattato in forma anonimizzata e non sono attive funzionalità pubblicitarie o di profilazione. All'interno del gestionale (area riservata con i dati dei pazienti) non sono presenti statistiche di terze parti.
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